Características de los Asientos de Ajuste

Los asientos de ajuste se realizan al final de cada periodo contable y tiene como objetivo actualizar las cuentas de ingresos y gastos para que estén adecuadamente enfrentados los ingresos del periodo con todos los gastos que se generaron para la obtención de éste.

Los asientos de ajuste tienen que ver con la base de acumulación o devengo, el cual está establecido en la NIC 1.

 Este postulado establece que para fines contables, los efectos de las transacciones y eventos económicos que afectan a una entidad deben reflejarse en la información financiera de la entidad en el momento en que ocurren, independientemente de la fecha en que se consideren realizados, es decir, sin importar el momento en que realice el pago o el cobro.

Esto establece que los ingresos se registran como tales sin importar el momento en que se registre la entrada del efectivo por el cobro, asimismo , establece que el gasto se registre como tal , independientemente del momento en que se registre la salida del efectivo para su pago.

Volviendo con el tema de los asientos de ajustes, podemos especificar que el propósito de los asientos de ajuste es ajustar los ingresos y gastos para el período de referencia en que realmente ocurrió.

En resumen, se necesitan realizar asientos de ajuste siempre que las transacciones afecten los ingresos o los gastos de más de un periodo contable.  Estos asientos asignan el ingreso a los periodos en los cuales éste es ganado y los gastos a los periodos en los cuales se utilizan los bienes relacionados.

Los ajustes se dividen en cinco categorías: los ingresos devengados, los gastos devengados, los ingresos no devengados, los gastos pagados por anticipado, y la depreciación.

El punto de partida del procedimiento de ajuste es la balanza de comprobación antes de ajustes.

 Ajuste a las  cuentas de ingresos

Los ajustes que se realizan a las cuentas de ingresos son necesarios para asegurar que se hayan registrado en la contabilidad todos los ingresos obtenidos en el periodo.  Con el fin de que la utilidad neta sea expresada en forma correcta en el estado de resultados. Existen dos tipos de ajuste de ingresos:

        a)      Ingresos acumulados no cobrados.

     b)    Anticipos de clientes que se registran como pasivos y que, cuando se devengue, se convertirán en ingresos.

Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y los ingresos que al momento del pago se registraron como pasivos,  ya que no habían sido devengados, requieren de un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos.

A continuación algunos registros contables de estos dos tipos de asientos de ajuste relativo a los ingresos.

     a)      Ingresos Acumulados no registrado

Los ingresos pueden ser ganados (devengados) antes de que se reciba el efectivo por parte del cliente, o de contabilizar la operación en los registros contables. Son ingresos que se han ganado pero aún no se ha cobrado el efectivo correspondiente.

El ajuste por dichos ingresos requiere de un cargo a una cuenta por cobrar (activo) y un abono a una cuenta de ingresos.

Ejemplo de los Ingresos Acumulados no registrado.

El 01 de Junio del 2012, Tu guía contable  firmo un contrato de servicios con la empresa Dismerc S.A., en dicho contrato se acordó cobrar la suma de $ 15,000.00 mensuales, pagaderos los días 10 de cada mes.  Hasta el 30 de septiembre tu guía contable no había registrado ningún asiento contable en sus libros para mostrar los $ 15,000.00 mensuales devengando en dicho mes.

 El 30 de junio tu guía contable deberá realizar el siguiente registro contable, que representa un asiento de ajuste porque afecta una cuenta del balance general y una cuenta del estado de resultados.

Asiento contable 1

Registro de los ingresos Ganados pendientes de cobro al 30 de Junio 

       Cuentas                                             Débito          Crédito

Cuentas por Cobrar Clientes              15,000.00
Ingresos Por Servicios                                               15,000.00

Asiento contable 2

Registro del cobro realizado por los servicios realizados al 10/07/2012

 Cuentas                                             Débito            Crédito

Efectivo en Caja y Bancos              15,000.00

Cuentas por Cobrar Clientes                                       15,000.00

Este asiento no representa ningún ajuste puesto que no cumple con el requisito de afectar una cuenta del balance general y una cuenta del estado de resultado.

    a)      Anticipos de Clientes

En algunos casos, los clientes pueden pagar por adelantado los servicios que se deben prestar en periodos contables posteriores, para fines contable, los montos cobrados por adelantados no representan ingresos, porque estas cantidades aún no han sido ganadas.

Los montos cobrados a los clientes por anticipado se registran debitando a la cuenta de efectivo y acreditando  una cuenta  de pasivo llamada anticipos de clientes. 

Cuando una empresa  cobra dinero por adelantado a sus clientes, tiene la obligación de prestar servicios en el futuro. Por consiguiente, el saldo de la cuenta es considerado un pasivo., y este aparecerá en la sección del pasivo del balance general, y no en el estado de resultados.

Ejemplo de los Anticipos de Clientes.

El 31 de mayo, Tu Guía Contable prestó servicios de contabilidad a Dismerc S.A.  El gerente de Dismerc acordó con Tu Guía Contable que en los próximos seis meses, ellos se encargaran  de realizar los servicios de contabilidad, para lo cual le pago la suma de $ 60,000.00, cantidad que cubre los seis meses.

  Al recibir el pago, se entregó la factura correspondiente y  se realizó el siguiente asiento, sin   embargo, en junio aún no se ha realizado el registro correspondiente. 

Asiento contable 1

Registro por los servicios pagados por adelantado al 30/05/2012

Cuentas                                             Débito            Crédito

Efectivo en Caja y Bancos              60,000.00

Anticipos de Clientes                                              60,000.00

Asiento contable 2

En junio 30 del 2012 se debe reconocer una sexta parte de de los $60,000.00, es decir, $ 10,000.00, que fueron devengando en ese mes, por tanto  el registro de este asiento de ajuste es el siguiente:

Registro por el cumplimiento del primer mes de servicios prestado al 30/06/2012

Cuentas                                             Débito            Crédito

Anticipos de Clientes                       10,000.00

Ingresos por Servicios                                             10,000.00

Ajuste a las cuentas de Gastos

A continuación vamos a detallar el registro contable de los tres tipos de asiento de ajustes relativos a los gastos.

    a)      Gastos devengados no registrados

Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando se llaman gastos devengados o incurridos.

Asiento contable 1

En este caso tomaremos como ejemplo el Interés Acumulado

El interés que se carga en préstamos a corto plazo (30,60 o 90 días) es el gasto o costo de pedir dinero prestado. El interés se va acumulando según pasa el tiempo. Pero el pago de la cantidad tomada más el interés, no se efectuará hasta la fecha de vencimiento del préstamo.

Caso Práctico

Tu Guía Contable requiere de un financiamiento a corto plazo (Menos de Tres meses). Tiene como opción principal pedir un préstamo bancario. El préstamo tiene un costo que se conoce como interés y contablemente se considera un gasto.

En este caso, el interés se va acumulando conforme transcurre el tiempo, pero el pago de la cantidad obtenida en préstamo más el interés se efectúa hasta la fecha de vencimiento del préstamo.

El préstamo que requiere Tu Guía Contable  es de $120,000.00, lo otorgo el banco xx el 31 de mayo del 2012 y la fecha de liquidación es el 31 de agostos del 2012. El interés es del 18% anual, que también será pagado al vencimiento. Aun cuando Tu Guía Contable  no haya pagado ningún interés, en los 30 días que han transcurrido desde la firma del pagare (del 31 de mayo al 30 de junio) se ha acumulado (devengado) un interés  de $1,800.00 ($120,000.00 * 0.18   * 1/1/2).  Es necesario registrar el asiento de ajuste para reconocer el monto del gasto de interés  del periodo, y registrar el importe del interés acumulado que se pagara hasta el día en que se venza el préstamo, 31 de agosto del 2012.

Registro de intereses acumulados durante junio al  30/06/2012

Cuentas                                             Débito            Crédito

Gastos por Interés                          1,800.00

Intereses por Pagar                                              1,800.00

    a)      Gastos Pagados por anticipados

Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un activo o como un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por anticipado es un activo y se produce cuando se pagan gastos que abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa un costo no vencido y que se empleará en periodos futuros, para producir ingresos. Sin embargo se puede utilizar una cuenta del estado de resultados para registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa una cuenta del estado de resultados para anotar el asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a una cuenta del balance general.

Tu Guía Contable decidió el 31 de mayo del 2012 adquirir una póliza de seguro por un año y debe pagar la prima total que asciende a $ 54, 000.00 para ello la compañía de seguro le expidió una factura que ampara el pago correspondiente, el cual se hizo mediante cheque.

Asiento contable 1

Registro de pago prima de seguro por un año al 31/05/2012

Cuentas                                             Débito            Crédito

Seguro Pagado por Anticipado      54,000.00

Efectivo en Caja y Bancos                                           54,000.00

Hasta el 30 de junio ha transcurrido un mes desde que se adquirió la póliza y, por ello se debe registrar el asiento para reconocer el gasto por seguro y disminuir el activo donde el importe es una duodécima parte de los $54,000.00 es decir $4,500.00.

A continuación asiento de ajuste:

Registro del gasto de seguro del mes de junio del 2012

Cuentas                                             Débito            Crédito

Gasto por Seguro                            4,500.00

Seguro Pagado por Anticipado                                      4,500.00

       Depreciación

El registro del gasto de depreciación al final del periodo contable ofrece otro ejemplo de un asiento de ajuste que reparte un costo registrado.

La depreciación es el proceso de asignación del costo de un activo, tal como un edificio o una pieza de equipo, durante la vida útil o económica del activo. Los asientos de ajuste son un poco diferentes en la depreciación.

 El gasto de depreciación constituye una partida virtual porque  no representa un desembolso  real de dinero. Sin embargo, tiene que considerarse, pues de no hacerlo el estado de resultados no reflejaría la utilidad correcta.

Algunos conceptos y ejemplos fueron tomados del libro Contabilidad Financiera Quinta Edición
Autores: Gerardo Guajardo Cantú y Nora E. Andrade de Guajardo