La importancia del Ciclo Contable

El ciclo contable es el proceso de registro de las transacciones comerciales y el procesamiento de los datos contables para generar información financiera útil, es decir los estados financieros incluyendo las cuentas de resultados, balance general, estado de flujos de efectivo y estado de cambio en el patrimonio. El principio de período de tiempo requiere que una empresa debe preparar sus estados financieros después de un período especificado de tiempo, digamos un año, un trimestre o sobre una base mensual. Esto se consigue siguiendo el ciclo  contable durante cada período. El ciclo contable se inicia con la grabación de las transacciones individuales en los libros de contabilidad y termina en la preparación de los estados financieros y el cierre del proceso.

Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Además de registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implícitas.

El ciclo contable comienza con el análisis de las operaciones registradas en los documentos básicos tales como facturas y cheques, y termina con la realización de un balance de comprobación posterior al cierre. Este ciclo consta de los pasos siguientes:

     Analizar y registrar las transacciones a través de las entradas de diario

<   Registrar transacciones en cuentas mayores

     Preparación de balance de comprobación sin ajustar

<  Preparar asientos de ajuste al final del período

    Preparación de balance de comprobación ajustado

    Preparación de los Estados Financieros

<  Cierre de cuentas temporales a través de las entradas de cierre

<  Balance de Comprobación posterior al cierre

Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:

1.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario:

Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.

2.- Pase del diario al libro mayor:

Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.

3.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo:

Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.

4.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:

Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.

5.- Elaboración de un balance de prueba ajustado

El balance de comprobación ajustado es un documento interno y no es un estado financiero. El propósito de la balanza de comprobación ajustada es estar seguro de que el importe total de los saldos deudores en el libro mayor es igual a la cantidad total de los saldos de crédito.

Para los contadores es sumamente importante realizar el balance de comprobación ajustado,  debido a que proporciona un listado completo de los saldos de las cuentas que deben utilizarse al preparar los estados financieros  

6.- Elaboración de los estados financieros formales

Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general, un estado de resultados, un estado de flujo de efectivo y un estado de cambio en el patrimonio como indica la NIC/NIIF

7.- Cierre de libros

Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.

8.-Balance de Comprobación posterior al cierre

Relación de las cuentas del mayor y sus saldos al final del periodo, después de asentar en el diario y pasar al mayor los asientos de cierre. Es el último paso del ciclo contable, posterior al cierre del período (cierre de las cuentas nominales), asegura que el mayor esté balanceado para el inicio del siguiente periodo contable, consta únicamente de las cuentas de Activos, Pasivos y Capital.

Conclusión

Al final de un período fiscal, el departamento de contabilidad debe preparar los estados financieros anuales para los inversores y accionistas. El ciclo contable asegura que los datos presentados en los estados financieros fueron realizados correctamente y que los errores fueron corregidos, y estos se consiguen realizando todos los pasos del ciclo contable.

Un departamento de contabilidad debe conocer la situación actual de la empresa, incluso al final de un período fiscal. Parte del ciclo incluye la planificación para el próximo ciclo de contabilidad, para que todas las cuentas y todas las entradas estén cerradas antes de un período fiscal nuevo. Esto es útil para propósitos de impuestos e informes documento anual. Estas acciones se realizan en el pasos ocho del ciclo.